Os e-mails são uma das ferramentas mais utilizadas na comunicação corporativa.
Eles permitem trocar informações, documentos, arquivos e mensagens de forma rápida, prática e eficiente.
No entanto, os e-mails também podem representar um risco para a segurança de dados da empresa, se não forem usados com cuidado e responsabilidade.
A segurança de dados é a proteção dos dados contra acessos, alterações ou perdas não autorizadas.
Ela é essencial para garantir a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade das informações da empresa, que podem ser sensíveis, estratégicas ou sigilosas.
A segurança de dados também é importante para evitar prejuízos financeiros, jurídicos ou de imagem para a empresa.
Que podem ser causados por ataques cibernéticos, vazamentos ou fraudes.
Neste artigo, vamos te mostrar como promover a segurança de dados em e-mails, uma das principais portas de entrada para ameaças virtuais atualmente.
Acompanhe!
Como promover a segurança de dados em e-mails?
A segurança de dados em e-mails é um desafio cada vez maior para as empresas.
Principalmente em um cenário de transformação digital, em que os processos e serviços são cada vez mais realizados por meio da internet e das mídias digitais.
Oito em cada dez empresas brasileiras (78%) foram vítimas de pelo menos um ataque de phishing por e-mail bem sucedido em 2022.
E 23% delas tiveram prejuízos financeiros por causa disso.
Isso segundo um relatório da empresa de segurança Proofpoint.
Para promover a segurança de dados em e-mails, é preciso adotar algumas medidas preventivas e corretivas, que envolvem tanto aspectos técnicos quanto comportamentais.
Ou seja, é preciso usar ferramentas e recursos que protejam os seus e-mails de invasões ou infecções.
E para isso, faça uma gestão financeira para entender quais são viáveis de contratar.
Mas também é preciso ter atitudes e hábitos que evitem exposições ou erros humanos.
3 dicas para promover a segurança de dados em e-mails
#1 Spams devem ser evitados a todo custo
Os spams são os e-mails indesejados ou não solicitados que chegam à sua caixa de entrada.
Eles podem ter diversos objetivos.
Como enviar propagandas, coletar dados pessoais ou empresariais, induzir a cliques em links maliciosos e infectar o seu computador com vírus ou malwares.
Os spams devem ser evitados a todo custo, pois eles podem comprometer a segurança de dados da sua empresa.
Para evitar os spams, você pode:
– Usar filtros ou bloqueadores de spam no seu provedor ou programa de e-mail;
– Não abrir ou responder aos e-mails suspeitos ou desconhecidos;
– Não fornecer os seus dados pessoais ou empresariais por e-mail;
– Não se cadastrar em sites duvidosos ou não confiáveis;
– Denunciar ou excluir os e-mails que forem identificados como spam.
#2 Não acessar links suspeitos
Os links são os endereços eletrônicos que levam a outros sites ou páginas na internet.
Eles podem ser enviados por e-mail para facilitar o acesso a informações relevantes ou interessantes.
No entanto, eles também podem ser usados para enganar ou prejudicar o usuário, levando-o a sites falsos ou perigosos.
Os links suspeitos são aqueles que não têm relação com o assunto do e-mail, que têm erros ortográficos ou gramaticais, que têm domínios desconhecidos ou estranhos.
Ou também que pedem dados pessoais ou empresariais ou que oferecem vantagens ou benefícios exagerados.
Eles podem conter vírus, malwares e spywares, que podem roubar ou danificar os seus dados.
Para evitar os links suspeitos, você pode:
- verificar a origem e a credibilidade do remetente do e-mail,
- passar o mouse sobre o link sem clicar para ver o endereço completo,
- usar um antivírus ou um firewall que verifique os links antes de abrir,
- e usar assinaturas eletrônicas que garantam a autenticidade e a integridade dos e-mails.
#3 Atenção aos anexos dos e-mails
Os anexos são os arquivos que são enviados junto com os e-mails, como documentos, planilhas, imagens ou vídeos.
Eles podem ser úteis para compartilhar informações, dados ou conteúdos com outras pessoas.
No entanto, eles também podem ser fontes de risco para a segurança de dados da sua empresa, se não forem verificados ou abertos com cuidado.
Os anexos perigosos são aqueles que vêm de remetentes desconhecidos ou não confiáveis.
Outras formas são:
- que têm extensões incomuns ou desconhecidas,
- que têm nomes estranhos ou aleatórios,
- que têm tamanhos muito grandes ou muito pequenos,
- que pedem para serem executados ou instalados.
Eles podem conter vírus, malwares ou ransomwares, que podem sequestrar ou destruir os seus dados.
Algumas ações importantes que devem ser tomadas são: verificar a origem e a credibilidade do remetente do e-mail.
Além de verificar a extensão e o nome do arquivo antes de abrir e usar um antivírus ou um firewall que verifique os anexos antes de abrir.
Como educar os colaboradores para a segurança de dados em e-mails
Como vimos, a segurança de dados em e-mails depende tanto de aspectos técnicos (como a criptografia) quanto comportamentais.
Por isso, é fundamental educar os colaboradores para a segurança de dados em e-mails, pois eles são os principais responsáveis pelo uso adequado e seguro dessa ferramenta.
Para educar os colaboradores para a segurança de dados em e-mails, é preciso:
– Estabelecer normas e procedimentos claros e objetivos sobre o uso dos e-mails corporativos;
– Oferecer treinamentos e capacitações periódicas sobre as boas práticas e as ameaças de segurança de dados em e-mails;
– Monitorar e avaliar o cumprimento das normas e dos procedimentos pelos colaboradores;
– Reconhecer e premiar os colaboradores que seguirem as normas e os procedimentos;
– Corrigir e punir os colaboradores que desrespeitarem as normas e os procedimentos.
Como adotar uma política com e-mails empresariais
Uma política com e-mails empresariais é um documento que define as regras, as orientações e as responsabilidades sobre o uso dos e-mails corporativos na empresa.
Ela é importante para garantir a segurança de dados em e-mails, mas também para garantir a produtividade, a eficiência e a qualidade da comunicação interna e externa da empresa.
Para adotar uma política com e-mails empresariais, é preciso:
– Definir os objetivos e os benefícios da política com e-mails empresariais;
– Definir as regras e as orientações sobre o uso dos e-mails corporativos, como formato, linguagem, assunto, destinatário, cópia, resposta, encaminhamento, anexo e assinaturas;
– Definir as responsabilidades dos colaboradores sobre o uso dos e-mails corporativos, como sigilo, confidencialidade, propriedade intelectual e backup;
– Definir as ferramentas e os recursos de segurança de dados em e-mails, como antivírus, firewall, criptografia e assinaturas digitais;
– Definir as formas de monitoramento e avaliação da política com e-mails empresariais, como indicadores, relatórios e auditorias;
– Definir as formas de divulgação e implementação da política com e-mails empresariais, como comunicação interna, treinamentos, capacitações, entre outras.
Com essas ações você consegue minimizar os riscos de segurança de dados em e-mails, garantindo a eficiência e a qualidade da comunicação interna e externa da sua empresa.
Conclusão
Os e-mails são uma das ferramentas mais utilizadas na comunicação corporativa.
Eles permitem trocar informações, documentos, arquivos e mensagens de forma rápida, prática e eficiente.
No entanto, eles também podem representar um risco para a segurança de dados da empresa, se não forem usados com cuidado e responsabilidade.
Esperamos que essas informações te ajudem a entender melhor como garantir a segurança de dados em e-mails na sua empresa.
E prevenir ataques e vazamentos de informações sigilosas.
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Até a próxima!